ژاپن گنجینهای از مفاهیم مدیریتی را در اختیار جهان قرار داده است. این مفاهیم در سراسر جهان سفر کردهاند و جایگاه محکمی در برخی از موفقترین سازمانهای تاریخ دارند. این گزارش شش مفهوم بسیار محبوب ژاپنی را که به سازمانها در بهبود فرآیندها و عملیات تجاری خود کمک کرده و همچنان کمک میکنند، را تشریح میکند.
کایزن
آیا به یاد دارید که چگونه راه رفتن را یاد گرفتید؟ یا به یاد دارید که چگونه زبان اول خود را یاد گرفتید؟ پاسخ احتمالاً خیر است و شما هرگز در یک تاریخ مشخص به این مهارتها تسلط پیدا نکردهاید. اما میتوانید با اطمینان بگویید که این یک پدیده یک شبه نبوده، بلکه سفری از یادگیری تدریجی و تلاشهایی است که طی سالها انجام شده است. این در مورد بیشتر مهارتها و شایستگیهایی که ممکن است در طول سالها کسب کرده باشید، صدق میکند. این موضوع در مورد یادگیری غذا خوردن، یادگیری آشپزی، یادگیری رانندگی، گذراندن یک دوره آموزشی، پسانداز پول، تمرین یوگا و مدیتیشن، یادگیری شنا و موارد دیگر نیز صادق است.
کایزن فرآیند یادگیری تدریجی یا تلاشهای مداوم در یک دوره طولانیتر برای دستیابی به یک هدف، جوهره کایزن است. به همین دلیل است که کایزن گاهی اوقات به عنوان “بهبود مستمر” نیز شناخته میشود. کایزن بر ایجاد تغییرات کوچک به صورت روتین برای نتایج بزرگتر در درازمدت تمرکز دارد. این امر کایزن را به یک فرآیند مداوم تا رسیدن به اهداف مورد نظر تبدیل میکند. با این حال، تلاش برای بهبود لزوماً نباید متوقف شود. به عنوان مثال، تمرین و بداههپردازی به شناگران کمک میکند تا به کمال نزدیکتر و نزدیکتر شوند. در حالی که ممکن است هیچ حالت تعریفشدهای از کمال وجود نداشته باشد، بداههپردازیهای مداوم به تلاش برای رسیدن به آن کمک میکنند. دقت در مشاهده و تحلیل در کایزن بسیار مهم است.
کایزن کاربردهای مفید زیادی برای بهبود فرآیندهای تجاری دارد. برای شروع، کایزن به کاهش ضایعات یا افزونگی فرآیندهای تجاری کمک میکند. این امر باعث میشود عملیات تجاری از نظر منابع کارآمدتر باشند. اتلاف یا افزونگی در فرآیندهای کسبوکار میتواند به شکل تولید بیش از حد، موجودی بیش از حد، زمان طولانی پرداخت در فروشگاهها، نرخ بالای نقص، نرخ بالای بازگشت محصول و تعویض محصول، تأخیر در انجام/دریافت پرداختها، جدول زمانی کند انجام سفارش و غیره آشکار شود. اعمال کایزن به اطمینان از بهکارگیری شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) و سایر سازوکارهای مربوطه برای شناسایی اتلافها و افزونگیها و کمک به اتخاذ اقدامات مناسب کمک میکند. سایر کاربردهای کایزن برای BPI عبارتند از مدیریت تغییر، معرفی اتوماسیون فرآیند، استفاده از تجزیه و تحلیل دادهها، افزایش مهارت و غیره.
کایزن همچنین با برخی از مشکلات همراه است. کایزن همیشه نباید راهحل باشد. گاهی اوقات پاسخ درست ممکن است روشن یا خاموش کردن یک کلید باشد. کایزن برای اهداف بلندمدت است. اگر یک نتیجه یا پیامد به اشتباه یک هدف بلندمدت در نظر گرفته شود، ممکن است هنوز توسط کایزن به آن دست یافت، اما ممکن است امتیازات تجاری اجازه چنین جدول زمانی را در زمانی که راهحل کوتاهمدت است، ندهد. به عنوان مثال، ممکن است دلایل زیادی برای تأخیر در تحویل درب منزل در تجارت الکترونیک وجود داشته باشد. مشکل ممکن است در نقشهبرداری مسیر یا فناوری نامناسب باشد. با انجام اصلاحات در حوزه مشکل، میتوان به جای اعمال کایزن، به راهحل دست یافت.
5S
ممکن است از چندین برنامه و وبسایت تجارت الکترونیک برای خرید استفاده کرده باشید. به آنهایی که مورد علاقه شما هستند فکر کنید. احتمال بسیار زیادی وجود دارد که همه آنها یک وجه مشترک داشته باشند و آن این است که همه آنها به طور دقیق سازماندهی شدهاند و راه را برای تجربه کاربری برتر هموار میکنند. وقتی اطلاعات یا محتوا به صورت سازماندهی شده ارائه میشود، کار با یک برنامه یا وبسایت برای کاربران آسانتر میشود. همین امر در مورد خانهها، دفاتر، فروشگاهها، جادهها، اتومبیلها، ایستگاههای کاری، کابینتهای بایگانی، کمد لباس و تقریباً همه چیز ما نیز صدق میکند. یک نتیجه ارزشمند از قرار گرفتن در یک وضعیت سازماندهی شده این است که ما نه تنها میتوانیم از داراییهای خود استفاده کنیم یا اقدامات خود را بهتر مدیریت کنیم، بلکه میتوانیم تغییرات یا بهبودهایی را در آنها ایجاد کنیم. این امر قرار گرفتن در یک وضعیت سازماندهی شده را به یکی از الزامات اساسی برای شناسایی و اجرای بهبودها تبدیل میکند.
اگر کایزن در مورد تغییر است، 5S در مورد سازماندهی است. 5S معمولاً برای سازماندهی و بهرهوری بیشتر در محل کار استفاده میشود. این مفهوم بر 5 عنصر عملی یعنی سامان دهی (Seiri)، مرتبسازی (Seiton)، براقسازی (Seiso)، استانداردسازی (Seiketsu) و نگهداری (Shitsuke) تمرکز دارد.
بیایید هر یک از اصول را یک به یک بررسی کنیم.
سامان دهی (Seiri): کمتر برای مدیریت داشته باشید. بیشتر بودن نیاز به تلاشهای مدیریتی بیشتری دارد. داراییها یا فعالیتهای غیرضروری یا اضافی باید از محل کار حذف شوند. فقط موارد ضروری یا مواردی که در حال حاضر در حال استفاده هستند باید حفظ شوند. به عنوان مثال، میتوانید یک یا دو تخته را از یخچال خود بردارید تا جایی برای ظروف بزرگتر باز شود. میتوانید آن را کنار بگذارید زیرا طبق نیازهای فعلی خود به آن نیازی ندارید.
مرتبسازی (Seiton): پس از اینکه اقلام ضروری را کنار گذاشتید، وقت آن است که آنها را به گونهای بچینید که به بهترین وجه اهداف یا نیازهای استفاده شما را برآورده کند. دسترسی یا مشاهده آسان میتواند یکی از راههای قرار دادن چیزها باشد. به عنوان مثال، ممکن است میخواهید مانیتور دوربین مداربسته شما جلوی میز نگهبان امنیتی قرار گیرد، جایی که به راحتی قابل مشاهده باشد.
براق سازی: تمیزی و بهداشت نیز نقش مهمی در حفظ بهرهوری محل کار دارند. اجازه دهید در اینجا از یک مثال مجازی از نرمافزار آنتیویروس استفاده کنیم. اگر رایانههای دفتر شما به برنامههای آنتیویروس با کیفیت خوب مجهز نباشند، فقط مسئله زمان است که به ویروسها و بدافزارها آلوده شوند. نگه داشتن آن به این شکل میتواند مشکلات بسیار خطرناکتری مانند حمله باجافزار را ایجاد کند.
استانداردسازی: سیاستها و رویههایی را برای حفظ یک فضای کاری منظم و کارآمد تدوین و اجرا کنید. برای منظم نگه داشتن امور، باید تلاشهای منظمی برای این کار انجام دهید. میتوانیم از مثال چرخ دستیهای سکهای در فروشگاههای بزرگ خردهفروشی استفاده کنیم. در چنین چرخ دستیهایی، مشتریان داخل فروشگاه باید سکهای را وارد کنند که چرخ دستی را از زنجیرهای از چرخ دستیهای قفل شده باز میکند. پس از خرید، مشتریان باید چرخ دستی را به زنجیره اصلی چرخ دستیها برگردانند و سکه پانچ میشود. این استراتژی به نگه داشتن چرخ دستیها در مکانهای تعیینشدهشان کمک میکند و مشکل بزرگی را برای خردهفروشان حل میکند.
پایداری (Shitsuke): آخرین عنصر، پایدارسازی تلاشهای 5S برای تضمین اثربخشی در درازمدت و جلوگیری از بازگشت به حالت بینظمی است. این میتواند شامل اقداماتی مانند بازخورد و گزارشدهی، ممیزیهای دورهای و جلسات بررسی باشد. کاربرد 5S میتواند ظاهری از یک سازمان دقیق و متمرکز ایجاد کند.
گمبا
وقتی بانکها وامهای ساختمانی میدهند، برای بانکها ضروری میشود که هر از گاهی ارزیابی کنند که آیا مبالغ وامهای ارائه شده توسط آنها برای هدف مورد نظر استفاده میشود یا خیر. این چیزی است که مقامات بانک همیشه نمیتوانند به صورت مجازی یا نشسته در دفاتر خود تعیین کنند. آنها باید برای بررسی، از محلها بازدید حضوری داشته باشند. با انجام این کار، بسیاری از بانکها کارمندان جدید را به همراه قدیمی ترها برای چنین بازدیدهایی میفرستند. نقش آنها قضاوت نیست، بلکه مشاهده و یادگیری نحوه انجام کار کارمندان باسابقه، بررسی آنچه که انجام میدهند، صحبت کردن با چه کسی و غیره است. این نیز نوعی آموزش است، اما جوهره گمبا را در بر میگیرد.
گمبا را میتوان به عنوان “محل عمل” ترجمه کرد. جوهره گمبا بیرون رفتن و بررسی امور در محل عمل است. ایده پشت گمبا این است که مشکلات و راهحلها با مراجعه به گمبا، یعنی محل عمل، راحتتر قابل مشاهده و درک میشوند. این امر گمبا را به مدیریت از طریق قدم زدن، خواندن مطالب و بررسی وضعیت تبدیل میکند. ممکن است اهداف متعددی برای انجام «گشت و گذار گمبا» وجود داشته باشد. این میتواند شامل درک کار، خواندن موقعیتها، درک مشکلات، شناسایی راهحلهای مشکلات و ایجاد بهبود باشد. با توجه به ویژگیهای اساسی آن، گمبا میتواند کاربردهای گستردهای داشته باشد.
در زمینه فرآیندهای تجاری، گمبا مکانهایی است که عملیات در آنها انجام میشود یا جایی که ارزش ایجاد میشود. گمبا میتواند برای بهبود فرآیندهای تجاری به روشهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد. در ابتدا، گشت و گذار گمبا میتواند به شناسایی مشکلات یا چالشهای بالقوهای که ممکن است در گزارشها و مقالات یا در مشاهدات معمول جریان کار قابل تشخیص نباشند، کمک کند. ثانیاً، گشت و گذار گمبا میتواند به بهبود روابط ارشد-زیردست در محل کار کمک کند زیرا به آنها امکان میدهد بیشتر با هم ارتباط برقرار کنند. همچنین با نشان دادن اینکه مدیریت ارشد به نحوه انجام کارها در سطح اجرا اهمیت میدهد، به بهبود سطح مشارکت کارکنان کمک میکند. کارمندان تشویق میشوند که سوال بپرسند و بازخورد و پیشنهادهایی برای بهبود ارائه دهند.
گمبا یک فرآیند کند است. جدول زمانی گمبا میتواند تا هفتهها یا حتی ماهها طول بکشد. حتی پس از صرف این مدت زمان، به طور خودکار موفقیت را تضمین نمیکند. موفقیت گمبا نیازمند بینش و برنامهریزی تخصصی است. برای هدایت و اطمینان از اینکه برنامههای گمبا به نتایج مورد انتظار میرسند، به رهبری باتجربه نیاز است.
پوکا-یوکه
تصور کنید هنگام پختن یک غذا، نمیتوانید به خاطر بیاورید که آیا نمک اضافه کردهاید یا خیر. اگر قبلاً نمک اضافه کردهاید، اما دوباره آن را اضافه کنید، با این فرض که قبلاً اضافه نکردهاید، ممکن است طعم آن را خراب کنید. برعکس آن نیز صادق است (البته به روشهای کمضررتر). روش سادهای که همه ما معمولاً دنبال میکنیم، گرفتن نمونهای از غذا هنگام آمادهسازی و چشیدن آن است. کاری که ما در اینجا انجام میدهیم این است که مطمئن شویم در فعالیتهای خود هیچ اشتباهی مرتکب نمیشویم یا مرتکب هیچ اشتباهی نمیشویم که بتواند کل نمایش را خراب کند. دانسته یا ندانسته، آنچه ما در اینجا دنبال میکنیم، جوهره «پوکا-یوکه» است.
جوهر پوکا-یوکه، خطاناپذیری یا اجتناب از اشتباهات یا خطاها است. در زبان ژاپنی، پوکا و یوکه تقریباً به ترتیب به «اشتباهات» و «اجتناب» ترجمه میشوند. هر کاری که برای جلوگیری یا اجتناب از اشتباهات انجام میدهیم، اساساً پوکا-یوکه است. اعمال پوکا-یوکه به معنای بهکارگیری اقدامات لازم برای جلوگیری از اشتباهات یا خطاها است. این اقدامات میتواند از مراحل ساده (آزمایش نمونه مانند مثال بالا) تا فعالیتهای پیچیده مانند ممیزیهای شرکت یا آزمایشهای آزمایشی (مانند برنامه آرتمیس ناسا) متغیر باشد. در سطح کلان، این اقدامات به سازمانها کمک میکند تا خود را اصلاح کنند، از تکرار اشتباهات مشابه جلوگیری کنند یا برای پروژههای بزرگتر آماده شوند.
پوکا-یوکه مستقیماً با بهبود فرآیند کسب و کار مرتبط است. این مفهوم به معنای بهبود با اجازه ندادن به وقوع اشتباهات یا خطاها است. اگر اشتباه نکنید، کیفیت اجرای خود را بهبود میبخشید. استفاده از چک لیستها، نوعی کاربردی از پوکا-یوکه برای دستیابی به اهداف است. با استفاده از چک لیستها، اطمینان حاصل میشود که هیچ فعالیت یا عنصر مورد نیاز از قلم نیفتاده است. این امر کیفیت فرآیندهای کسب و کار را بهبود میبخشد. مثال دیگر، استفاده از الگوهای سفارشیسازی شده است. توسعه و اجرایاین روش تضمین میکند که همه چیز با رعایت استانداردهای تعیین شده در هر مرحله تا رسیدن به نتایج نهایی مورد نظر انجام میشود.
کانبان
آیا در دفتر از یادداشتهای چسبی استفاده میکنید؟ آیا از برنامههای کاری خود برای هفته پرینت میگیرید و آنها را جلوی میز خود میچسبانید؟ همه این مثالهای تصادفی انتخاب شده یک چیز مشترک دارند – آن عنصر نمایش گرافیکی یا بصری است. این به ما کمک میکند تا جریان کاری که انجام میدهیم، کاری که انجام خواهیم داد و جایی که در حال حاضر برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده خاص هستیم را بهتر درک کنیم. اگر از هر یک از این موارد استفاده میکنید، در حال حاضر مفهوم کانبان را در زندگی روزمره خود به کار میبرید و/یا از آن بهره میبرید.
کانبان چیزی جز هرگونه نمایش بصری یا گرافیکی (اعم از فیزیکی و دیجیتال) از کار یا جریان کار برای درک بهتر و مدیریت کار نیست. این یک سیستم مدیریت کار بصری یا گرافیکی برای نمایش و درک آسان جریان کار است. هدف کانبان کمک به ذینفعان فرآیند (کسانی که در یک کار دخیل هستند) است تا به سرعت و به راحتی بتوانند مروری بر کل گردش کار و وضعیت فعلی وظایف و فعالیتهای مختلف در آن داشته باشند. به عنوان مثال، وقتی از GPS استفاده میکنید یا موقعیت مکانی خود را به اشتراک میگذارید، به شما و تیمتان کمک میکند تا به سرعت ایدهای از موقعیت خود، پیشرفتی که در یک سفر داشتهاید، اینکه آیا در مسیر درست هستید یا خیر و غیره، داشته باشید.
کانبان به بهبود دید و شفافیت فرآیندهای تجاری کمک میکند. تصویری واضح از کل گردش کار را برای تیمها فراهم میکند. به شناسایی سریع وظایف در حال انتظار یا کاهش سرعت احتمالی کار ناشی از چنین انباشتگی وظایف در حال انتظار کمک میکند. کانبان بر تکمیل وظایف به ترتیب برنامهریزی شده تمرکز میکند و از انحراف از مسیر مورد نظر جلوگیری میکند و شدت تمرکز و کارایی فرآیندهای تجاری را افزایش میدهد. اگر کار در هر جایی کند شود، ذینفعان مربوطه فرآیند به سرعت اصلاحات را اعمال میکنند و کار خود را سرعت میبخشند. امروزه، با نرمافزار BPM، تیمها حتی راحتتر میتوانند مدیریت کار خود را تنظیم کنند. به عنوان مثال، انجامدهنده یک کار را میتوان به راحتی تغییر داد و این تغییر در صفحه وظایف همه اعضای تیم نشان داده میشود و به آنها کمک میکند تا کار خود را ادامه دهند.
وقتی در مورد فرآیندهای تجاری معاصر در یک سازمان متوسط صحبت میکنیم، به مجموعهای پیچیده از گردشهای کاری اشاره داریم که شامل تعداد زیادی از ذینفعان با نقاط هماهنگی متعدد با سایر فرآیندها و بخشها است. چنین سادهسازی و هماهنگی فرآیندی بدون وجود راهحلهای SOP مناسب دشوار است و کانبان نمیتواند بدون فرآیندهای سادهسازیشده موفق شود.
کانبان همچنین مستلزم ثبات فرآیند است. این ثبات از بلوغی ناشی از فرآیندی است که در آزمون زمان با مجموعهای از ممیزیهای فرآیند، تجزیه و تحلیل شکاف فرآیند، تجزیه و تحلیل فرآیند as-is، نقشهبرداری فرآیند to-be و بسیاری از تنظیمات کوچک و بزرگ فرآیند در طول زمان، سربلند بیرون آمده است.
شیکاتا گا نای
آیا تا به حال در یک سفر جادهای دچار پنچری لاستیک شدهاید؟ چند بار پیش آمده که بخشی از بستنی (با چوب) در حالی که هنوز در دست شماست، کنده شده است؟ آیا تا به حال به جای خاموش کردن کامپیوترتان، روی راهاندازی مجدد کلیک کردهاید؟ این تجربیات کاملاً رایج هستند. واکنش یا پاسخ ما به این موقعیتها نیز کاملاً قابل پیشبینی است. ما کار بسیار کمی میتوانیم برای جلوگیری از این رویدادها یا نتایج انجام دهیم. در نهایت آن را رها میکنیم که جوهره Shikata Ga Nai به معنای «نمیتوان به آن کمکی کرد» است. به عبارت دیگر، این به معنای پذیرش چیزهایی است که در کنترل ما نیستند یا نمیتوان به آنها کمکی کرد و بنابراین، بهتر است آنها را بپذیریم یا رها کنیم.
در عوض، میتوانیم پاسخ خود را برای چنین موقعیتهایی آماده کنیم یا نحوه برخورد خود را با چنین عناصری تغییر دهیم. تجربه همچنین به ما میآموزد که مسیر و اقدامات درست را برای جلوگیری از انتخاب گزینه اشتباه در پیش بگیریم. به عنوان مثال، ایده خوبی نیست که بستنی چوبی را در فضای باز و زیر نور خورشید قرار دهیم، زیرا احتمال ذوب شدن و شکستن یخ در آن بسیار زیاد است.
در زمینه بهبود فرآیند کسب و کار، Shikata Ga Nai به تمرکز بر آنچه قابل کنترل است و ایجاد تنظیمات یا فضا برای آنچه قابل کنترل نیست، کمک میکند. به عنوان مثال، صرفاً به این دلیل که یک کارمند 7-8 ساعت در دفتر حضور دارد، به این معنی نیست که همه آن ساعات پربار هستند. ساعات واقعی موثر کار همیشه کمتر از این است زیرا کارمندان انسان هستند، نه ماشین.
خلاصه
اگر کایزن اهمیت گامهای کوچک و تدریجی برای بهبود را به ما میآموزد، Five-S به ما نشان میدهد که چگونه منظم بمانیم. گمبا بر اهمیت ارتباط فرد با «محل عمل» تأکید میکند. پوکا-یوکه در مورد اجتناب از اشتباهات راهنمایی میکند. کانبان بر اهمیت تصاویر برای مدیریت کار تأکید میکند. شیکاتا گانای به طور غیرمستقیم به ما میگوید که روی آنچه قابل کنترل است تمرکز کنیم و آنچه قابل کنترل نیست را رها کنیم.
به هر یک از بخشهای برجسته شده نگاه کنید؛ بهبود، سازماندهی، محل عمل، اجتناب از اشتباهات، رها کردن و استفاده از تصاویر. هر یک از این عناصر برای ثبات و موفقیت بسیار ارزشمند هستند. بهبودها به دستیابی به نتایج بهتر به روشهای بهتر کمک میکنند. عدم سازماندهی، تمرکز و هدایت تلاشها را دشوار میکند. استفاده از علائم بصری ابزاری قدرتمند برای سازماندهی و عملکرد است. بدون آگاهی از واقعیتهای سطح زمین، یعنی محل عمل، تصمیمات صحیح و مؤثر نخواهند بود. اگر دامنه اشتباهات به حداقل برسد، به احتمال زیاد تعداد اشتباهات کاهش مییابد. آنچه قابل کنترل نیست باید رها شود و تا حد امکان مدیریت شود.
این شش مفهوم ژاپنی میتوانند به طرق مختلف به بهبود فرآیندهای کسب و کار کمک کنند. در اینجا یک مثال برای هر مفهوم تکرار میشود. کایزن میتواند به کاهش ضایعات یا حذف موارد زائد از فرآیندهای کسب و کار کمک کند. پاکیزگی و بهداشت، یعنی درخشش (Seiso) از Five-S، میتواند به حفظ استانداردهای کیفیت کمک کند. گمبا میتواند به شناسایی مشکلاتی که به راحتی در گزارشها و مقالات یا در مشاهدات روتین جریان کار نادیده گرفته میشوند، کمک کند. با استفاده از چک لیستها (شکل کاربردی پوکا-یوکه)، میتوان اطمینان حاصل کرد که تمام فعالیتها یا عناصر مورد نیاز به درستی پوشش داده شدهاند. کانبان با ارائه تصویری واضح از کل گردش کار، به بهبود دید و شفافیت فرآیندهای کسب و کار کمک میکند. شیکاتا گا نای به بهبود تمرکز و شناسایی و مدیریت عدم قطعیتها تا حد امکان کمک میکند.
نویسنده: Nikhil Agarwal
منبع: businessprocessxperts